يُفترض أن يُقيّم تقييم الأداء الموظفين بموضوعية، لكن هذه الممارسة في الشركات لا تُظهر إلا جزءًا ضئيلًا من إسهامات الموظف الحقيقية خاصةً إذا أُجريت من خلال منظور ضيق، وهو المراجعة السنوية التقليدية، وللحصول على نظرة أوضح وأشمل لما يُقدمه الموظفون، تعتبر إدارة الأداء هي الأساس، ولكن كيف؟

مع روت لإدارة وتسويق الدورات عن بعد سنتعرف على أهم أهداف إدارة الأداء التي يُمكنها أن تزيد من إنتاجية موظفيك ونجاح مؤسستك.

ما هي ادارة الاداء؟

إدارة الأداء هي أسلوب إداري يركز على تحسين نتائج العمل من خلال المتابعة المستمرة لما يُنجزه الموظف، مقارنة بما هو متوقَّع منه، تقوم هذه الإدارة على التقييم السنوي وبناء علاقة تواصل مستمرة بين المدير وموظفيه، تُبنى فيها الأهداف، وتُراجع النتائج، وتُعالج الفجوات.،الفكرة الأساسية هي أن يعرف كل فرد ما هو مطلوب منه، وكيف يُقاس أداؤه، وما الدعم الذي سيحصل عليه ليطور نفسه ويحقق نتائج أفضل.

أهداف إدارة الأداء

على الرغم من أن أهداف إدارة الأداء شخصية وذاتية إلى حد كبير، فإليك بعض الأهداف العامة التي يمكن لكل شركة التركيز عليها:

1. مواءمة الأهداف الفردية والتنظيمية

من أهداف تتبع الأداء الرئيسية ضمان مساهمة عمل كل فرد في تحقيق أهداف الشركة ككل، هذا التوافق يمنح الموظفين شعورًا بالتوجيه والهدف، على سبيل المثال، إذا كان هدف شركة برمجيات هو إصدار منتج جديد بنهاية العام، فقد تكون الأهداف الفردية إكمال وحدات معينة، أو اختبارها بدقة، أو الوصول إلى مراحل تطوير معينة، بهذه الطريقة، يُسهم عمل كل موظف بشكل مباشر في تحقيق الهدف الأكبر.

2. تحسين أداء الموظفين وإنتاجيتهم

ومن أهداف إدارة الأداء رفع مستوى الأداء للأفراد والمجموعات من خلال تحديد أهداف واضحة وتقديم تغذية راجعة منتظمة، على سبيل المثال، قد يرغب البائع في زيادة مبيعاته بنسبة 15% مقارنةً بالعام السابق، يمكن لرئيسه أن يقدم له نصائح حول كيفية تحسين مهاراته في البيع، أو أفكارًا جديدة لكيفية إنجاز المهام، أو الوصول إلى موارد إضافية من خلال التواصل معه بانتظام.

بمرور الوقت، يمكن أن يتحسن الأداء ببطء مع هذا النوع من المساعدة والملاحظات المستمرة، مما قد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية على المدى الطويل.

3. تحديد المواهب وتطويرها

يكشف نظام إدارة الأداء عن الأشخاص الذين يؤدون عملًا جيدًا والذين يمكنهم التفوق عليه، ويُظهر من يتفوق باستمرار، ولمساعدته على النجاح، يمكن للشركة أن تمنحه فرصًا مُحددة للنمو، مثل برامج التدريب أو التوجيه القيادي.

4. تسهيل التواصل الفعال

تُمهد تقييمات الأداء الدورية قنوات التواصل بين الموظفين والمديرين، هذا يسمح لهم بالتواصل وتبادل الآراء، ويشمل ذلك المهام وأهداف العمل والتحديات والتقييمات، على سبيل المثال، قد يُبدي موظف رغبته في الانتقال إلى وظيفة أخرى خلال تقييم أدائه، هذا يُطلق حوارًا حول مسارات العمل المُحتملة داخل الشركة، الأمر الذي يكون مفيدًا للموظف والشركة.

5. دعم أنظمة المكافآت العادلة والشفافة

تساعد إدارة الأداء على التأكد من عدالة ووضوح خيارات الترقيات وزيادات الرواتب والمكافآت الأخرى، ويمكن للمؤسسات أن تدعم خياراتها بنتائج قابلة للقياس إذا حددت أهدافًا واضحة وراقبت التقدم بانتظام، إن مقارنة أداء موظفين مقابل الأهداف المحددة هي إحدى الطرق للتأكد من أن الاختيار يعتمد على الجودة وليس على المشاعر الشخصية.

6. تعزيز التحسين المستمر

إذا أعددتَ نظام إدارة الأداء الخاص بك بشكل صحيح، فسيدفعك أنت وفريقك إلى ذلك، فهو يساعدك على تحديد ما يحتاج إلى تحسين، ويُظهر مدى نموك مع مرور الوقت، فعلى سبيل المثال أحد استخدامات إدارة الأداء هو مساعدة فريق خدمة العملاء على فهم سبب استمرار حصولهم على تقييمات سيئة وسرعة استجابتهم، بعد ذلك، يمكن للفريق وضع خطط لتقليل أوقات الاستجابة، وتحسين أدائهم، ومتابعة تقدمهم. سيؤدي هذا إلى تحسين الخدمة بشكل عام.

7. تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم

إن وضع أهداف واضحة، وإجراء تقييمات دورية، ومنح الموظفين فرصًا للتطور، جميعها أمورٌ يمكن لإدارة الأداء القيام بها لزيادة مشاركة الموظفين وزيادة احتمالية بقائهم في الشركة، ويزداد احتمال بقائهم مخلصين ومتحمسين إذا أدركوا كيف يمكنهم مساعدة الشركة على النجاح وكيف يمكنهم أيضًا النمو.

والآن بعد إدراكك التام لأهم أهداف الإدارة بالأداء، سنتعرف الآن لماذا إدارة الأداء مهمة للغاية.

لماذا تعتبر إدارة الأداء مهمة؟

إدارة الأداء أمرًا بالغ الأهمية لمساعدة المديرين والموظفين على مواءمة أهدافهم وتوقعاتهم، وفيما يلي سبعة أسباب تجعلها آليةً مهمةً لقياس أداء الموظفين: 

1. يساعد في تحديد الأهداف 

تُسهل إدارة الأداء على المدراء والقادة وضع أهداف تقييم كفاءة الموظفين، كما تُمكن استراتيجية إدارة الأداء الجيدة الموظفين من وضع أهداف عملية  لأنفسهم، ولهذه الأهداف المعايير التالية: 

• مُحدد: من المهم أن تكون أهداف فريقك مُحددة قدر الإمكان.
• قابلة للقياس: يتطلب كل هدف حدودًا يمكن لأعضاء فريقك قياسها.
• قابلة للتحقيق: من الضروري أيضًا أن تكون أهداف فريقك واقعية.
• ذات صلة: من المهم أن يكون كل هدف مرتبطًا بما يسعى أعضاء فريقك إلى تحقيقه حقًا.
• مُرتبط بالوقت: تُساعد تواريخ الإنجاز أعضاء فريقك على تحقيق أهدافهم في الوقت المحدد.

2. يسمح لك بإشراك فريقك بشكل أفضل 

يمكن لنظام إدارة الأداء الناجح أن يُعزز مشاركة الفريق ويشجع على حوار مفتوح بين المديرين والعاملين تحت إشرافهم، يمكنك تعزيز مشاركة الفريق من خلال عقد اجتماعات أسبوعية أو لقاءات شهرية مع كل موظف على حدة. 

3. يمكن أن يحسن الإنتاجية

إلى جانب مساعدتك على تحسين  تفاعل الفريق، فإن اعتماد برنامج لإدارة الأداء يُشجع الموظفين ويُلهمهم لتقديم أفضل ما لديهم، مما يُحسن الإنتاجية، يُساعد تحسين الإنتاجية على تقليل التوتر في مكان العمل، ويُمكن الموظفين من الحفاظ على تركيزهم بسهولة أكبر، وتحقيق المزيد في وقت أقل، وهو من أهم فوائد إدارة الأداء.

4. يساعد على ترسيخ الشفافية

من خلال مشاركة أهداف المؤسسة ومساعدة الفرق على وضع أهداف ذكية خاصة بها، يمكن لإدارة الأداء أن تساعدك على تعزيز الشفافية في مكان العمل، لإنشاء نظام إدارة أداء يدعم الشفافية، حدد المهام التي يمكن للموظفين إنجازها، واشرح لهم كيفية استعدادهم لتحقيق نتائج إيجابية، هذا يساعدهم على توفير الهيكل اللازم للنجاح في بيئة العمل.

5. يمكن أن يساعد الموظفين على إجراء تحسينات

تُمكن إدارة الأداء المستمر الموظفين من فهم أدائهم بشكل أفضل في جميع الأوقات، ونتيجةً لذلك، قد يكونون فكرةً أفضل عن كيفية إدارة أنفسهم، ووضع الأهداف، والتخطيط للمستقبل، كما تُمكن إدارة الأداء المدراء من مراقبة موظفيهم ومعرفة من قد يحتاج إلى تدريب أو توجيه إضافي، ويُمكن للمدراء أيضًا  الذين يتبنون برنامج إدارة أداء بنجاح وضع خطط تحسين أكثر وعيًا لموظفيهم.

6. يساعد على التعرف على أصحاب الأداء العالي

يُمكن نظام إدارة الأداء الجيد المديرين من تحديد الموظفين الذين يُؤدون عملهم بكفاءة، وتقديم التقدير والمكافآت لهم، يُساعد هذا في تحفيزهم على مواصلة تحسين أدائهم، وفي الوقت نفسه، يُلهم الموظفين الآخرين.

7. يمكن أن يساعدك في تطوير القيادة 

يمكن أن تكون إدارة الأداء وسيلةً فعالة لتمكين الموظفين من تطوير مهاراتهم القيادية بشكل أكبر ، يمكنك استخدام نظام إدارة أداء لتشجيعهم على أن يصبحوا أكثر مسؤولية، مع تعزيز المساءلة بين أعضاء الفريق، ويُمكنك أيضًا تحديد صفات القيادة المحتملة خلال الاجتماعات مع أعضاء فريقك ومساعدتهم على تطويرها بشكل أكبر من خلال الاستفادة من برامج التدريب أو ورش العمل لتطوير بيئة العمل. 

ما هي مراحل إدارة الأداء؟

عملية إدارة الأداء لا تكون عشوائية ولكنها تتم بناءً على مراحل وخطوات محددة مسبقًان وتشمل مراحل تنفيذ إدارة الأداء ما يلي:

مرحلة التخطيط 

التخطيط هو أول خطوة تتخذها أي مؤسسة، يجب على الإدارة أولاً وضع استراتيجية لـ أهداف إدارة الأداء التي تسعى الشركة إلى تحقيقها، قبل الاجتماع بالموظفين وأعضاء الفريق الآخرين لتحديد الأهداف، بعد توضيح ميثاق المؤسسة، يمكن للإدارة تحديد أهداف شخصية، وأهداف محددة، وأهداف خاصة بالفرق والموظفين. 

عند وضع أهداف الفريق والموظفين، يُفضّل التخطيط جنبًا إلى جنب معهم، فإشراك الموظفين في وضع أهدافهم يُشعرهم بالعدالة لأنهم يدركون السبب الكامن وراءها، كما يُشعرهم ذلك بالانتماء والرضا عند إشراكهم في هذه الأنشطة. 

مرحلة المتابعة الدورية والمراقبة

التخطيط وعدم متابعته وصفة للفشل، على المديرين والمشرفين مراقبة الأهداف باستمرار طوال دورة الأداء لضمان التقدم والتوافق، في الماضي، كان المدراء يتابعون الموظفين مرة أو مرتين سنويًا، ولكن كما نعلم الآن، قد لا يكون هذا فعالًا، لضمان التزام الموظفين بتحقيق أهدافهم طوال دورة الأداء، يجب أن تكون هناك متابعة مستمرة وملاحظات لمعالجة أي مشاكل وتقديم الدعم.

مرحلة التطوير والمراجعة

مع اقتراب نهاية دورة الأداء، تبدأ الإدارة في مراجعة شاملة لما تم تحقيقه خلال الفترة السابقة، وإذا كان التواصل خلال المراحل الأولى قد تم بشكل فعال، فإن هذه المرحلة تصبح أقرب إلى جلسة تقييم نهائي، في جانب التطوير، يُركز النقاش على ما اكتسبه الموظف من مهارات، وما الذي يمكن تعزيزه في المرحلة المقبلة، والهدف من هذه المراجعة لا يكون تسجيل ما تم فقط، لكن التخطيط لما يجب أن يكون أيضًا، من خلال تحديد احتياجات التدريب المستقبلي وفرص التطوير الواقعية.

أما في جانب التقييم، فيُناقش ما إذا كانت الأهداف الموضوعة قد تحققت، ويُحلل الأداء من منظور جماعي وفردي، وتُطرح في هذه المرحلة أسئلة من قبيل:

• هل كانت النتائج مرضية أم أقل من التوقعات؟.
• ما الأسباب التي ساهمت في النجاح أو التعثر؟.
• هل وفرت المؤسسة البيئة المناسبة لتحقيق هذه الأهداف؟
• هل كانت الأهداف في الأصل واقعية وقابلة للتحقيق؟
• هل هناك ما يمكن تحسينه في طريقة العمل أو في الأدوات المتاحة؟

مرحلة الدعم والتدريب

بعد تقييم الأداء، قد تظهر حاجة الموظف لتدريب إضافي أو دعم فني، في هذه المرحلة، تُحدّد أدوات التطوير المناسبة، سواء كانت دورات تدريبية، أو إشراف مباشر، أو نقل معرفة من زميل أكثر خبرة، بهدف سد الفجوات ورفع كفاءة الأداء.

أساليب إدارة الأداء

لا تعتمد المؤسسات أسلوبًا واحدًا في إدارة الأداء، ولكن تختار ما يناسب طبيعة عملها وثقافتها الإدارية، وفيما يلي أبرز الأساليب المتّبعة:

1. تحديد الأهداف

يقوم هذا الأسلوب على وضع أهداف متفق عليها بين الموظف ومديره، تُحدد بدقة، ويمكن قياسها خلال فترة زمنية واضحة، ووجود أهداف مكتوبة يساعد الموظف على التركيز، كما يمكّن المدير من متابعة الإنجاز بشكل موضوعي، وتنقسم أهداف إدارة الأداء غالبًا إلى:

• أهداف تشغيلية مرتبطة بمهام الوظيفة.
• أهداف تطويرية تركز على اكتساب مهارات جديدة.
• أهداف توسعية تتطلب مجهودًا إضافيًا وتفتح مجالًا للنمو.

2. المتابعة المستمرة

في هذا النموذج، لا تُؤجل مراجعة الأداء لنهاية العام، فيجب إجراء نقاش دوري بين الموظف ومديره، يُراجَع فيه ما تم إنجازه، وتُقدم ملاحظات تساعد على التحسين الفوري، هذا من شأنه أن يُقلل من تراكم الأخطاء، ويجعل التواصل داخل الفريق أفضل.

3. الإدارة بالأهداف

تركز هذه الطريقة على ربط نتائج الموظف بالأهداف العامة للمؤسسة، يبدأ المدير بتحديد المطلوب، ثم يُقسّم إلى أهداف فرعية قابلة للتنفيذ، بعد فترة، تُراجَع النتائج ويُحدد ما تحقق منها، وما يحتاج إلى تعديل، كما تكشف هذه الطريقة عن الفجوات المهارية التي قد تتطلب تدريبًا فوريًا.

4. تقييم 360 درجة

يعتمد هذا الأسلوب على جمع تقييمات من أطراف مختلفة المدير، الزملاء، وأحيانًا العميل أو الموظف نفسه، الهدف هو تقديم صورة متعددة الزوايا، تكشف الأداء في سياقات مختلفة، ويُستخدم هذا النوع من التقييم غالبًا في الفرق التي تعتمد على التعاون والتفاعل اليومي.

5. التقييم الدوري

وهو النموذج التقليدي، حيث يُعقَد اجتماع رسمي كل فترة زمنية محددة (عادة كل ستة أشهر أو سنة)، ويُراجَع فيه الأداء العام، وتُناقش فيه النقاط التي تحتاج إلى تطوير، بناءً على هذا التقييم، تُتخذ قرارات تتعلق بالمكافآت أو الترقية أو إعادة التوجيه المهني.

6. التدريب والإرشاد

هذا الأسلوب يعتمد على تطوير الأداء من خلال جلسات فردية تقوم على الحوار، وهنا يُشجع الموظف على التفكير، واكتشاف الحلول بنفسه، مع توجيه من المدير أو المدرب، هذا النوع من التدريب يُستخدم عادةً مع الموظفين الجدد أو في حالات الانتقال إلى أدوار جديدة.

في أغلب المؤسسات يُمكن الاستعانة بأكثر من أسلوب من أساليب إدارة الأداء للحصول على أعلى استفادة يُمكن الحصول عليها.

تعرف علي دورة الثلاثية الإدارية للتميّز المؤسسي في الجمعيات الأهلية

أمثلة على إدارة الأداء

تستخدم العلامات التجارية الرائدة حول العالم نماذج لإدارة أداء الموظفين، إليك بعض النماذج على ذلك:

• لينكدإن: تتضمن مقاييس إدارة أداء لينكدإن تحديد أهداف الموظفين، حيث يحدد الموظفون أهدافهم طويلة وقصيرة المدى، ويتم تقييمهم بناءً على مدى نجاحهم في تحقيقها، كما يتضمن هذا المثال لإدارة أداء الموظفين تقييمًا شاملًا وتقديرًا للموظفين.
• مايكروسوفت: تعتمد استراتيجية مايكروسوفت لإدارة أداء الموظفين على تحديد أهدافهم، حيث تتم مراقبة تقدمهم نحو تحقيقها باستمرار، يركز هذا المثال على المساهمة في نمو الأعمال وتطوير الموظفين على المستوى الشخصي.
• جوجل:  استخدمت جوجل في البداية أسلوبًا تقليديًا يعتمد على تقييم النتائج من منظور الإدارة، لكنها طورت لاحقًا خطة تحسين الأداء الأكثر شمولية والتي تضع الموظف في قلب العملية، وتشمل مراجعات شهرية وتقييمًا ذاتيًا وتواصلًا مستمرًا لدعم الأداء.
• أدوبي: ألغت أدوبي نظام التقييم السنوي التقليدي عام 2012 واستبدلته بمراجعات دورية مرنة تعتمد على اللقاءات المنتظمة بين المديرين والموظفين دون نماذج أو مواعيد رسمية، ساعد هذا على تقليل معدل الاستقالات الطوعية وزيادة تفاعل الموظفين مع التقييمات.

لماذا نظام إدارة الأداء مهم؟

نظام إدارة الأداء مهم للغاية لأي مؤسسة أو شركة لأنه يساعد على متابعة ما ينجزه الموظفون فعلًا، وما يحتاجونه للتطور، بدلًا من الاكتفاء بالملاحظات العامة، كما أنه يوفر بيانات دقيقة عن المهارات والتقدم، ويسهل على الإدارة اتخاذ قرارات واضحة بخصوص التدريب، أو الترقية، أو إعادة توزيع الأدوار، كما يُستخدم في فهم احتياجات الفرق، والتخطيط المسبق لتغطية الوظائف في حال الغياب أو التغيير. 

مما سبق تتضح أهمية إدارة الأداء، ويصبح الحصول على دورة إدارة الأداء من روت هو سبيلك الوحيد لدفع مؤسستك وشركتك للأمام .. سجل في الدورة الآن.

ما هي أفضل ممارسات إدارة الأداء؟

هناك ممارسات لإدارة الأداء يُمكننا أن نقول أنها الأفضل على الإطلاق ومضمونة النتائج، ومنها:

اختيار الأسلوب المناسب

تختلف طرق التقييم باختلاف طبيعة العمل، فهناك وظائف تناسبها المتابعة السلوكية، مثل فرق الدعم والموارد البشرية، حيث يصعب قياس النتائج رقميًا، بينما تُقيم وظائف أخرى، كالمبيعات والمحاسبة، بناءً على النتائج والأرقام، اختيار الأسلوب المناسب لكل دور يضمن عدالة التقييم وفعاليته.

مواكبة تغيرات بيئة العمل

التحول إلى العمل عن بُعد أو النظام الهجين يفرض تحديثًا لطريقة إدارة الأداء، كثير من المؤسسات استمرت في استخدام نماذج إدارة أداء قديمة رغم تغير طريقة العمل بالكامل، لذلك نؤكد أن من أفضل ممارسات إدارة الأداء هو التكيف مع الواقع الجديد.

تمكين المديرين بالتدريب

نجاح نظام الأداء يعتمد إلى حد كبير على كفاءة المدير في المتابعة والتوجيه، لذلك، من المهم تدريب المديرين على تقديم الملاحظات، وتشجيع الحوار، والتعامل مع حالات الأداء الضعيف بوضوح ومهنية.

الاستمرار في المتابعة وليس الاكتفاء بالتقييم السنوي

الاجتماعات الدورية والملاحظات المستمرة أهم بكثير من التقييم السنوي التقليدي، فهي تسمح بالتصحيح في الوقت المناسب، وتمنع تراكم الأخطاء، وتُشعر الموظف أن الأداء جزء من مسار العمل لا من لحظة حكم مفاجئة.

وجود آلية رسمية للمكافأة والتقدير

الاعتراف بالمجهود عنصر أساسي في رفع الروح المعنوية، عندما يرى الموظف أن إنجازه يؤدي إلى ترقية أو مكافأة، يزيد التزامه، ويشعر أن العمل الجاد لا يضيع سدى.

استخدام التكنولوجيا كأداة داعمة

البرامج الذكية تُسهل جمع البيانات وتحليلها، وتمنح المدير رؤية فورية للأداء، لكنها لا تُغني عن التواصل البشري، التكنولوجيا أداة مساعدة، وليست بديلًا عن الحوار والملاحظة المباشرة.

الأسئلة الشائعة

ما هي أهداف نظام إدارة الأداء؟

يهدف نظام إدارة الأداء إلى ربط أداء الأفراد بأهداف المؤسسة العامة، من خلال تقييم الجهود، وتحديد الفجوات، وتقديم الدعم المناسب، ومساعدة النظام في اتخاذ قرارات دقيقة تتعلق بالتطوير والترقية.

ما هي أهداف إدارة الأداء؟

من أهم أهداف إدارة الأداء هي تحسين نتائج العمل، وتعزيز الكفاءة، وتحفيز الموظفين على التقدم، وتشمل أهدافها المتابعة المستمرة، مع ضمان وضوح التوقعات، وتقديم تغذية راجعة فعالة. 

ما هي أهداف الأداء؟

أهداف الأداء هي النتائج التي يُتوقع من الموظف تحقيقها خلال فترة زمنية محددة، توضع هذه الأهداف بما يتناسب مع طبيعة الوظيفة وتخدم الاتجاه العام للمؤسسة، من خلالها يُقاس النجاح، وتُبنى عليها قرارات التقييم والتطوير.

ما هي الإدارة بالأهداف في إدارة الأداء؟

الإدارة بالأهداف هي أسلوب يُعتمد فيه على تحديد أهداف محددة لكل موظف، وربطها بنتائج المؤسسة، يُتابع التقدم بشكل دوري، وتُستخدم النتائج للحكم على الأداء. 

ما هي أهمية تحديد المعايير في إدارة الأداء؟

تحديد المعايير يُوفر مرجعية واضحة لتقييم العمل بموضوعية، وتساعد المعايير في فهم ما هو مقبول، وما يجب تحسينه، وتقلل من التقييمات العشوائية أو المتحيزة، وتضمن المعاملة المتساوية بين الموظفين.

لماذا تُعد استراتيجيات إدارة الأداء مهمة؟

الاستراتيجيات الواضحة في إدارة الأداء تجعل عملية التقييم أكثر عدالة، وتساعد في توجيه الجهود نحو أهداف محددة، وتوفر أساسًا لتحفيز الموظفين.