تُمكنك مهارات الاتصال والتواصل الفعال من فهم الآخرين والتعامل معهم، وتشمل هذه المهارات على سبيل المثال لا الحصر إيصال الأفكار للآخرين بوضوح والتصرف بود وثقة، واحترام وجهات النظر الأخرى والتحدث في الأماكن العامة، إن تطوير هذه المهارات لديك يُسهم بشكل كبير في تقدمك المهني، في هذه المقالة، نشرح ماهية مهارات التواصل وكيف يُمكنك تحسينها.
مفهوم الاتصال والتواصل الفعال وأهميته
مهارات الاتصال والتواصل الفعال هو القدرة على إجراء محادثة مع شخص آخر بطريقة تفاعلية ومركزة ومتسقة، وذات قيمة، يتطلب التواصل الفعال شخصين أو أكثر قادرين على التعبير بوضوح عن نواياهم وفهم محور المحادثة أو هدفها، مع تمكين كل شخص من إيصال وجهة نظره.
أهمية مهارات الاتصال والتواصل الفعال
التواصل الفعال ضروري لتمكين الأفراد من التفاعل مع الآخرين والتعبير عن احتياجاتهم وفهم المهام أو الواجبات الموكلة إليهم، وقد تكون مهارات التواصل الاجتماعي الجيدة مهمة أيضًا في بعض القطاعات، بما في ذلك المبيعات، إذ تساعد الأفراد على فهم احتياجات العميل قبل التعبير عن قيمته، وفيما يلي توضيح لأهمية هذا التواصل:
- التفاهم المشترك: التواصل الفعال يعني أن جميع المشاركين في أي محادثة أو مهمة يتلقون الرسالة بنفس الطريقة، فهو يقلل من سوء الفهم والأخطاء والحاجة إلى الشرح، مما يوفر الوقت والجهد.
- علاقات أقوى: التواصل الواضح والصريح أساس بناء العلاقات والحفاظ عليها، فعندما تتواصل بفعالية، تُبرز جدارتك بالثقة والموثوقية، فهو يُمكنك من التعبير عن نفسك بصدق والاستماع باهتمام للآخرين، هذا يقوي التعاطف والتفاهم.
- حل النزاعات: التواصل الفعال ضروري لحل النزاعات والخلافات بشكل بناء، فعندما يتواصل الناس بفعالية ولباقة، يمكنهم التعبير عن مخاوفهم ووجهات نظرهم دون تفاقم الوضع، ويساعد الإنصات الفعال والتواصل المتعاطف في تحديد الأسباب الكامنة وراء المشاكل وتحقيق نتائج مقبولة للجميع.
- تحقيق الهدف: التواصل الواضح ضروري لوضع الأهداف وتحقيقها، فالتواصل الفعال، سواءً كان تحديد الأهداف أو توزيع المهام أو تقديم الملاحظات، يضمن عمل الجميع نحو تحقيق الهدف نفسه، وفي بيئة العمل، التواصل الواضح ضروريًا لإدارة المشاريع والقيادة والنمو المهني.
- تعزيز عملية اتخاذ القرار: يُعزز التواصل الفعال عملية اتخاذ القرارات من خلال ضمان وضوح وفهم جميع المعلومات ذات الصلة، فعندما تتدفق المعلومات بسهولة بين أصحاب المصلحة، فإنها تدعم اتخاذ قرارات صائبة وتساعد على تقييم الخيارات المختلفة، وتقييم المخاطر بشكل شامل.
- إدارة الأزمات: في حالات الطوارئ، التواصل الواضح والفعال أمرًا بالغ الأهمية لإدارة الأزمات والتخفيف من حدتها، فهو يضمن نشر المعلومات بدقة وسرعة، وبالتالي يُساعد على تنسيق الإجراءات واتخاذ القرارات السريعة ومنع الالتباس.
عناصر عملية الاتصال الناجح
لفهم كيفية عمل التواصل الفعال، من المفيد تحليل مختلف عناصر عملية التواصل، فيما يلي شرح لكل عنصر من عناصر عملية الاتصال الناجح:
- المرسل: هو الشخص الذي يُنشئ الرسالة، قد يُرسل المرسل رسالةً حرفيًا، كرسالة بريد إلكتروني أو خطاب، وقد يُشارك أيضًا رسائل أخرى، كبيان لفظي أو إشارة غير لفظية أو منشور على مواقع التواصل الاجتماعي.
- الرسالة: هي الوسيلة أو البيان الذي يُنشئه المُرسل، يمكن أن تتضمن الرسالة كلمات وصورًا ومقاطع فيديو وأصواتًا تعمل معًا لتوصيل معنى صريح وضمني.
- الترميز هو عملية صياغة الرسالة تُرمز الرسالة باختيار الكلمات أو الصور المناسبة وترتيبها بطريقة توضح المعنى، خلال هذه المرحلة، تتحكم أيضًا بنبرة رسالتك من خلال إضفاء العواطف والسياق عليها.
- القناة: في هذه المرحلة عليك اختيار الوسيلة المناسبة لإرسال رسالتك، على سبيل المثال، إذا كنت تنوي إخبار زميلك في العمل بأنك وجدت خطأً في عمله، فقد تقرر التوجه إلى مكتبه وإخباره شخصيًا، وتشمل قنوات الاتصال الشائعة ما يلي:
- رسالة نصية.
- مكالمة هاتفية.
- بريد إلكتروني.
- موقع إلكتروني.
- منشور على وسائل التواصل الاجتماعي.
- مدونة.
- المتلقي: المُستقبِل هو الشخص الذي يتقبل رسالتك ويفهمها، قد يكون زميلًا في العمل أو مشرفًا أو عميلًا أو عامة الناس، وإن معرفة هوية المُستقبِل والمعلومات التي لديه عنك وعن رسالتك قد يُساعدك على بناء تواصل فعّال.
- فك التشفير: خلال عملية فك التشفير، يُفسر المُستقبِل الرسالة، قد يقرأها أو يستمع إليها، ويُفكر فيها، ويُحدد رأيه فيها، فك التشفير هو المرحلة التي يستخلص فيها القارئ المعنى من تواصلك.
- التعليق: الخطوة الأخيرة في عملية التواصل الفعال هي التغذية الراجعة، والتي يستجيب خلالها المُستقبِل، قد تأتي التغذية الراجعة على شكل رسالة مباشرة، مثل البريد الإلكتروني أو رد شفهي، وقد تأتي أيضًا على شكل إجراء مثل الشراء.
قد يهمك ايضا: شهادة موارد بشرية معتمدة: طريقك للتطور والتميز في سوق العمل
أنواع التواصل (اللفظي وغير اللفظي)
يمكن أن يتخذ التواصل الفعال عدة أشكال، ولكل منها دور مهم في التعبير عن الرسائل بشكل فعال وهادف، بالإضافة إلى كيفية تفاعلك مع الآخرين بالطرق التالية:
- التواصل اللفظي: هو الكلام المنطوق، سواءً وجهاً لوجه أو في عرض تقديمي أو في اجتماع، أو عبر الهاتف، ويعتمد التواصل اللفظي على نبرات الصوت وإيقاعاته ووضوح الكلمات للتعبير عن الرسالة بشكل صحيح.
- التواصل الكتابي: يشير إلى الرسائل المرسلة باستخدام الكلمات المكتوبة مثل رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمذكرات والخطابات، وللحفاظ على الوضوح والاتساق في التواصل الكتابي، يجب صياغة اللغة بعناية وتنظيم المفاهيم والالتزام بالقواعد وعلامات الترقيم.
- التواصل غير اللفظي: يشمل لغة الجسد وتعبيرات الوجه والإيماءات والتواصل البصري ووضعية الجسم ونبرة الصوت، وغالبًا ما تنقل الإشارات غير اللفظية المشاعر والمواقف والنوايا بفعالية أكبر من الكلمات وحدها.
- التواصل البصري: يستخدم أدوات بصرية كالرسوم البيانية والمخططات والصور لتوضيح الرسائل وتأكيدها، ويُبسط هذا التواصل المعلومات المعقدة ويجذب الجمهور بفعالية أكبر من النص وحده.
إن فهم هذه الأشكال يُمكنك من اختيار التقنية الأكثر ملاءمة لتوصيل رسالتك بناءً على الموقف والجمهور والتأثير المطلوب.
وبعد أن تناولنا مختلف أشكال التواصل، لنلقِ نظرة على أهم مهارات الاتصال والتواصل الفعال الأساسية التي تُحسن التواصل في القسم التالي.
مهارات أساسية لتحسين التواصل الفعال
تستخدم مهارات الاتصال والتواصل الفعال عند تقديم واستقبال أنواع مختلفة من المعلومات، يمكن أن تكون هذه المعلومات مكتوبة أو منطوقة أو مطبوعة أو حتى من خلال لغة الجسد، ومن أهم هذه المهارات:
1- الاستماع النشط
يُولي المستمع الفعال اهتمامًا بالغًا لمن يتحدث، غالبًا ما يكتسب المستمعون احترام زملائهم بسرعة، إذ يُقدرون الاهتمام الذي يُمنح لهم أثناء حديثهم، مع أن الأمر يبدو بسيطًا، إلا أن هذه مهارة قد يصعب تطويرها وتحسينها، ويُمكنك أن تكون مستمعًا فعالًا بالتركيز على المتحدث وتجنب المشتتات.
2- إظهار الود
في الصداقة، من المهم أن تكون صادقًا وجديرًا بالثقة، وينطبق الأمر نفسه على العلاقات في مكان العمل، عند العمل مع الآخرين، حافظ على موقف إيجابي ومنفتح، يمكن أن تساعدك هذه المهارة على بناء علاقات إيجابية مع كل من الزملاء والمديرين.
3- التحدث بكل ثقة
ينجذب الناس إلى الثقة بالنفس، في بيئة العمل، يميل الأشخاص إلى التجاوب مع الأفكار التي يطرحها متحدث واثق، وهناك طرق عديدة لإظهار الثقة مثل التواصل البصري عند التحدث مع شخص ما، أو الجلوس بشكل مستقيم مع فتح كتفيك عند الاستماع.
4- تقبل النقد
يستطيع أصحاب التواصل القوي تقبل الملاحظات النقدية وطلبها دون الشعور بالهجوم، ومن المهم تقديم مساهمات بناءة للآخرين، بالتركيز على المشاكل وجميع الحلول الممكنة.
5- نبرة ووضوح الصوت
تأكد من أن صوتك واضح ومسموع عند التحدث، هذه مهارة مهمة وهي أساسية للتواصل الفعال، فالتحدث بهدوء شديد سيدفع الأشخاص لفقدان اهتمامهم إذا لم يتمكنوا من سماع ما تقوله
6- مهارة التعاطف
التعاطف يعني قدرتك على فهم مشاعر الآخرين ومشاركتها، وفي الوقت نفسه، فإن القدرة على فهم مشاعر الآخرين الإيجابية والحماسية تساعدك على الحصول على الدعم لأفكارك ومشاريعك.
7- مهارة الاحترام
من أهم جوانب الاحترام معرفة متى تشارك في نقاش، ففي بيئة الفريق أو المجموعة، يُعتبر السماح للآخرين بالتحدث دون مقاطعة أمرًا بالغ الأهمية وعلامة على احترامهم، كما يعني التواصل باحترام استغلال وقتك مع الآخرين بحكمة بالبقاء في صلب الموضوع وطرح أسئلة واضحة والإجابة بشكل وافٍ على أي أسئلة تُطرح عليك.
8- فهم لغة الجسد
يتم التواصل بشكل كبير من خلال لغة الجسد والتي تشمل تعابير الوجه والتواصل البصري وطريقة جلوس الشخص، عند الاستماع إلى شخص ما، يجب أن تنتبه لما يقوله، بالإضافة إلى لغته غير اللفظية، وبالمثل، يجب أن تنتبه إلى لغة جسدك عند التواصل لضمان إرسالك إشارات مناسبة للآخرين.
9- مهارة التفاوض
إذا كنت تعمل في مجالات مثل المبيعات والتسويق أو الإدارة، فإن امتلاك مهارة التفاوض فرصة تزيد من نجاح عملك بنسبة 100%، هذه المهارة تمكنك من التأثير على الآخرين وإقناعهم بأفكارك ومقترحاتك أو وجهات نظرك، كما تُعد أداة فعالة لحل النزاعات، حيث تساعدك على التوصل إلى حلول وسط ترضي جميع الأطراف المعنية عند وقوع خلافات.
طور مهارات الاتصال والتواصل الفعال لديك مع منصة روت
انضم إلى دورات روت التدريبية لتعزيز مهاراتك المهنية في مختلف التخصصات، وبشكل خاص مهارات الاتصال والتواصل الفعال واستعد لاجتياز الاختبارات التي تؤهلك للحصول على شهادة مهنية معتمدة، تدعم مسيرتك الوظيفية وتجعل نجاحك هدف سهل الوصول إليه، وللأسباب التالية عليك الالتحاق بدورات روت:
- فريق من المدربين المعتمدين ذوي الخبرة العالية في التدريب والإرشاد.
- منصة إلكترونية حديثة تقدم تجربة تعلم مرنة وسهلة الاستخدام.
- احصل على شهادات معترف بها دوليًا تضيف قيمة كبيرة لمسيرتك المهنية.
اشترك الآن في دورات روت الأعلى تقييمًا في السعودية واجعل مهاراتك في الاتصال والتواصل الفعال أفضل ما يكون.
الأسئلة الشائعة حول مهارات الاتصال والتواصل الفعال
ما هي أدوات الاتصال الفعال؟
أدوات الاتصال الفعال هي مهارات التحدث والاستماع واستخدام لغة الجسد المناسبة والقدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح واختيار الوسيلة المناسبة للتواصل مع الآخرين والوضوح في الرسالة واختيار الوقت المناسب للتواصل.
ما هي مهارات الاتصال الفعالة في العمل؟
مهارات الاتصال الفعال هي الاستماع الفعال والتواصل الواضح والموجز واستخدام لغة الجسد المناسبة وإدارة الوقت والتنظيم، والتعامل مع الآخرين باحترام وتقدير، بالإضافة إلى القدرة على حل النزاعات بطريقة بناءة.
ما هو الفرق بين التواصل والتواصل الفعال؟
الفرق بين التواصل والتواصل الفعال هو أن الأول هو مجرد نقل المعلومات، بينما الثاني هو ضمان فهم الرسالة ونقلها بنجاح.
