ما هو الاستبيان الإلكتروني؟ انواعه ومميزاته

في ظل الثورة الرقمية الحالية، أصبح من الممكن الحصول على كميات ضخمة من المعلومات عن طريق الإنترنت، فضلا عن إمكانية الوصول إلى شريحة أكبر من الناس من خلال الاستبيان الإلكتروني. تُعتبر الاستبيانات من أكثر الوسائل أهمية المستخدمة حاليا في البحث والتقاط المعلومات في شتى المجالات، سواء كان ذلك للمؤسسات أو لرواد الأعمال ومديريهم أو حتى للطلاب والمتدربين.

ما هو الاستبيان الإلكتروني؟

الاستبيان الإلكتروني يعد وثيقة رقمية تحتوي على مجموعة من الأسئلة المتعلقة بموضوع معين ويتم توزيعها عبر الإنترنت. نستهدف من خلاله عينة من الجمهور المعني بموضوع البحث المحدد.

بعد أن يتم نشر الاستبيان بين الجمهور، يحصل الباحث أو صاحب الاستبيان على نتائج الإجابات التي يمكنه تحليلها وإحصائها بسهولة، مما يسمح له باتخاذ قرارات مبنية على هذه النتائج باعتبارها بيانات موثوقة.

تعتبر الاستبيانات الإلكترونية وسيلة فعالة أيضًا لجمع المعلومات من المستفيدين وفهم الرأي العام بشأن منظمة أو مؤسسة معينة، ومن خلال الإجابات المقدمة يمكن تعديل الاتجاهات أو الاستمرار عليها بناءً على بيانات الدراسات المتاحة.

كما يمكن استعمالها لقياس رضا الموظفين وتحليل الاحتياجات التدريبية التي يمكن أن تسهم في تحسين الأداء والنهوض بالمؤسسة، سواء كانت تعليمية أو إدارية.

تعرف على : إدارة الوثائق الإلكترونية: الحل الذكي لتنظيم وحفظ المعلومات

انواع الاستبيان الالكتروني

تتعدد أنواع الاستبيانات المستخدمة في الأبحاث، حيث يعتمد اختيار نوع الاستبيان على موضوع البحث والمعلومات المطلوبة. تتنوع الاستبيانات الإلكترونية بحسب نوع الأسئلة التي تحتويها، أو الجهة المشرفة عليها.

أنواع الاستبيانات حسب نوع الأسئلة الموجودة في الاستبيان

الاستبيان المفتوح:

هذا النوع عبارة عن استبيان يحتوي على أسئلة نصية مفتوحة تتطلب توضيح الإجابات أو التعبير عن الآراء، دون فرض أي قيود على المشاركين.

يعد هذا الاستبيان سهل الإعداد، كما أن الاستبيانات المفتوحة تتميز بمصداقية معلوماتها ودقتها، حيث توفر إجابات يمكن استخدامها للحصول على معلومات جديدة.

يُستخدم هذا النوع عادةً لدراسة ظواهر معينة أو مشكلات قائمة، إلا أن الصعوبة تكمن في المراحل التي تلي جمع الاستبيانات، والتي تشمل تصنيف المعلومات المستلمة، وتنظيمها، ثم تلخيصها وتحليلها، وتتطلب هذه الخطوات وقتاً طويلاً من الباحث.

أيضاً، يحتاج المشاركون وقتاً للإجابة على هذه الاستبيانات، ويجب أن تحتوي على مساحات واسعة لتمكينهم من كتابة إجاباتهم بشكل شامل دون أن تفوتهم معلومات مهمة.

الاستبيان المغلق:

هذا الاستبيان يتميز بتحديد طريقة الإجابة ولا يمكن تقديم إجابات بصورة مختلفة.

يقوم الباحث هنا بإعداد أسئلة بسيطة لا تتطلب إجابات نصية مفتوحة، مما يعني أن هذه الأجوبة قد لا تعكس الصورة الكاملة للسؤال وبالتالي قد تكون المعلومات غير دقيقة بالكامل.

تتسم هذه الاستبيانات بالبساطة والسهولة، حيث لا تحتاج إلى وقت طويل للإجابة. يمكن أن تكون إجابات أسئلة الاستبيان في شكلين:

الإجابات القصيرة: وهي الإجابات التي تكون بنعم، لا، أو موافق، غير موافق.
الإجابات بمقياس رتبي: وهي تلك التي تتطلب تقييماً تقديرياً، حيث تتواجد عدة خيارات مثل ثلاثة، خمسة، أو سبعة خيارات، مثل: موافق بشدة، موافق، غير موافق، غير موافق بشدة، خيارات أخرى، أو مؤيد بشدة، مؤيد، محايد، غير مؤيد، غير مؤيد بشدة.

الاستبيان المغلق المفتوح:

هذا النوع يجمع بين الخصائص الخاصة بالاستبيانات المفتوحة والمغلقة، حيث يحتوي على أسئلة من فئات ذات إجابات محدودة وأخرى مفتوحة تحتاج إلى توضيح.

الاستبيان المصور:

يحتوي هذا النوع من الاستبيانات على صور ورسوم كإجابات للأسئلة، حيث يتم تقديمها بنفس الطريقة.

يُستخدم هذا النوع في الحالات التي يكون فيها المشاركون من غير القادرين على القراءة والكتابة، مثل الأطفال والأميين، حيث تسهل هذه الطريقة الفهم وتعزز تفاعلهم مما يساعد الباحث في الحصول على المعلومات المطلوبة.

ومع ذلك، تقتصر هذه الاستبيانات على المواضيع القابلة للتمثيل بصرياً فقط.

ما أبرز مميزات الاستبيان الإلكتروني؟

تمتلك الاستبيانات عدة ميزات بشكل عام والتي تنطبق على معظم المجالات وأبرزها:

1. تسهيل الوصول للجمهور المستهدف

في حالة الاستبيانات الورقية، يلزم الذهاب إلى الجمهور المستهدف في الواقع لجمع الآراء والإجابات. بالإضافة إلى ذلك، فإن ذلك يزيد من الوقت والجهد المطلوب، كما أنه يحد من فاعلية الوصول لأكبر عدد ممكن من الأفراد.

أما عند استخدام الاستبيان الإلكتروني، يمكنك نشره في أي وقت ومن أي مكان عبر الإنترنت. يمكنك مشاركته على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي، أو وضعه في التعليقات على مواقع معينة، أو إرساله إلى أصدقائك ومعارفك بسهولة، ليتسنى لهم مشاركته مع المهتمين.

2. تقليل التكلفة

لا يتطلب إنشاء الاستبيان الإلكتروني تكاليف إضافية مثل طباعة الأوراق وشراء الأدوات المكتبية لتشجيع الجمهور على ملئه. كل ما عليك هو إعداد رابط إلكتروني، يمكنك مشاركته بسهولة بنقرة واحدة، دون أن تتحمل أي أعباء مالية.

3. إمكانية تصميم استبيانات بطريقة تجذب الجمهور

في الوقت الحالي، لا تقتصر عملية إنشاء استبيان إلكتروني على عرض الأسئلة على ورقة بيضاء خالية من العوامل التصميمية، بل يمكنك بسهولة تخصيص مظهر الاستبيان بتغيير الألوان والخطوط وتسليط الضوء على عناصر معينة واختيار تصميم مناسب، مما يساعد في جذب اهتمام جمهورك ودفعهم للمشاركة.

4. تسهيل تحليل النتائج ومشاركتها

عند نشر الاستبيان الإلكتروني وجمع عدد من الإجابات المتاحة، ستظهر النتائج بشكل يمكن من تحليلها بسهولة. يمكنك تجميع عدد الإجابات لكل خيار ثم دراسة جميع البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تصنيف المستجيبين حسب الجنس أو الدولة أو العمر، ثم يمكنك مشاركة جميع هذه التقارير بشكل يسير.

يمكنك ايضا قراءة : كيفية حماية البريد الالكتروني من الاختراق

كيفية إنشاء استبيان إلكتروني ناجح

تحديد الهدف من الاستبيان الإلكتروني

يعد الخطوة الأولى والأكثر أهمية في عملية إنشاء نموذج استبيان إلكتروني، حيث إنه يعطينا الاتجاه والغرض الذي نهدف للوصول إليه من خلال جمع البيانات والمعلومات.

يتطلب هذا التحديد فهماً دقيقاً لاحتياجاتنا وأهدافنا، سواء كانت تحسين بيئة العمل أو قياس رضا العملاء أو تقييم الأداء الكلي للمنظمة.

معرفة المعلومات المطلوبة

بعد تحديد الهدف يأتي تحديد المعلومات التي تحتاجها لتحقيق هذا الهدف، فهذه المعلومات تمثل الأساس الذي نعتمد عليه في تحليلاتنا واستنتاجاتنا النهائية، وينبغي علينا أن نحدد الأسئلة والمواضيع التي سيناقشها الاستبيان بعناية شديدة لضمان جمع معلومات دقيقة وشاملة.

على سبيل المثال، إذا كان هدفنا هو تحسين بيئة العمل، يمكننا أن نضيف أسئلة تتعلق بجوانب مختلفة من البيئة العملية، مثل علاقات الزملاء ومستوى الدعم الإداري.

تصميم نموذج الاستبيان

عندما نكمل تحديد المعلومات المطلوبة، يأتي الوقت لتصميم الاستبيان بطريقة تجذب المشاركين وتسهّل عليهم التفاعل مع الأسئلة المطروحة، حيث ينبغي أن يكون التصميم مبتكراً وجذاباً مع الأخذ في الاعتبار سهولة الاستخدام والتفاعل، يمكن استخدام الألوان والصور بشكل مبدع لجعل الاستبيان ملفتاً للنظر، مع الحرص على أن يكون التصميم بسيطاً والأسئلة واضحة.

علاوة على ذلك، يجب أن نضمن وجود خيارات إجابة متنوعة، سواء كانت مفتوحة أو مغلقة، لتلبية احتياجات جميع المشاركين بشكل كافٍ.

دعوة الفئات المستهدفة

يجب أن نعمل على جذب الفئة المستهدفة ودعوتها للمشاركة فيه، وهذا يستلزم استخدام وسائل فعالة للتواصل، مثل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي، للوصول إلى أكبر عدد ممكن من الأفراد المهتمين.

التحليل الجيد للنتائج

بعد جمع البيانات، يأتي دور تحليلها بعمق لاستخراج الفوائد والتوصيات، حيث يتطلب هذا الفهم الدقيق للبيانات واستخدام أساليب التحليل المناسبة لضمان دقة النتائج وصحتها.

يمكن أن يتضمن التحليل تحويل البيانات إلى معلومات ذات قيمة، وتحديد الاتجاهات والنماذج، واستخلاص الاستنتاجات الجوهرية التي تساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

اتخاذ القرار

يجب التأكيد على أن القرارات التي يتم اتخاذها مستندة إلى البيانات الدقيقة والتحليلات المنطقية التي تعكس واقع الوضع واحتياجات الفئة المستهدفة. ينبغي أن توجه هذه القرارات نحو تحقيق الأهداف التي وضعت مسبقاً من الاستبيان الإلكتروني، سواء كان ذلك لتحسين العمليات الداخلية أو تطوير المنتجات أو تعزيز تجربة العملاء.

إن استخدام البيانات والتحليلات كأدوات لاتخاذ القرارات يساهم في تعزيز الكفاءة والفاعلية في عمليات الشركة أو المؤسسة بشكل عام. ومن خلال اتخاذ القرارات المناسبة وتنفيذها بشكل فعال، يمكننا بناء مؤسسة قوية ومستدامة تحقق النجاح والتطور المستمر.

وأخيرا إذا كان لدينا اهتمام بوضع خطة للمستقبل فإن الاستبيانات الإلكترونية تعد أكثر الوسائل سهولة وأقل تكلفة لتحديد الأهداف والخطط المستقبلية لأي شركة أو مؤسسة مهما كان نوع نشاطها.

تصفح الدورات الخاصه بمنصة رووت

الاسئلة الشائعة :

ما هي الاستبانة الإلكترونية؟

الاستبانة الإلكترونية أو الاستبيان الإلكتروني يمثل نموذجًا أو وثيقة متاحة عبر الإنترنت تم إعدادها للحصول على ردود من مجموعة من الأفراد، حيث يتضمن مجموعة من الأسئلة الاستقصائية التي تُستخدم لأهداف بحثية خاصة بالجهة التي أعدت الاستبيان.

كيف يتم عمل الاستبيان؟

أولى المراحل لإنشاء الاستبيان هي تحديد الهدف منه. بعد ذلك، يجب معرفة المعلومات الضرورية، ثم تصميم الاستبيان بشكل جذاب. يجب استهداف الفئة المطلوبة وتشجيعها على المشاركة، ثم تحليل البيانات لاستخراج الفوائد والتوصيات.