يعتبر قسم إدارة الأزمات أو ما يعرف باسم قسم إدارة العلاقات العامة من أهم الأقسام داخل الشركات الكبرى والمؤسسات حيث يتخلص دوره في إدارة الأزمات وإعادة تأهيل المؤسسة بعد المرور بظرف معين، ويتطلب ذلك القيام بمجموعة هامة من المهام على رأسها التواصل الفعال، لذلك تلعب دور محوري في التصدي للهجمات وبناء علاقات قوية مع العملاء والمستثمرين، لكن من الجدير بالذكر أنها تركز على مجموعة من الأهداف تسعى لتحقيقها مع كافة عناصر المؤسسة وذلك باستخدام مجموعة من الأدوات الحديثة، ولمزيد من التفاصيل حول هذه الإدارة تابعوا معنا المقال للنهاية.
ما المقصود بإدارة العلاقات العامة؟
هي عملية اتصال تعتمد على مجموعة من الاستراتيجيات التي تم تصميمها من أجل تسهيل عملية التواصل بين الشركة والعملاء والجمهور وكذلك المستثمرين.
علاوة على أنها عملية اتصال متبادلة تهدف إلى علاقات فعالة بين الشركة والعديد من الجهات أهمها الجمهور والمستثمرين.
يعتمد الأمر على استخدام العديد من الطرق الإعلامية مثل المنصات ووسائل الإعلام، وتهدف إلى بناء جسور من الثقة بين المؤسسة والجمهور المستهدف بهدف دعم العلامة التجارية.
علاوة على أن إدارة العلاقات العامة هي عبارة عن وسيلة تستخدمها المؤسسات من أجل نشر المعلومات الترويجية الخاصة بها، وذلك من خلال تعزيز السمعة الطبية لها والعمل على زيادة حجم التفاعل مع الجمهور.
ويبدأ عملها عند فقد عدد من الجمهور المستهدف أو بعض الهجمات أو حتى سوء تفاهم في علاقات الشركة ببعض الأطراف مثل المستثمرين.
خلاصة القول أن إدارة العلاقات العامة هي إدارة مسؤولة عن تنظيم العلاقات الرسمية بين الأشخاص والشركات التي تتعامل معها المؤسسة التابعة لها.
أهمية إدارة العلاقات العامة في المؤسسات والشركات
هناك أهمية كبيرة تنطوي عليها إدارة العلاقات العامة في المؤسسات والشركات، وهي على النحو الآتي:
- تحسين صورة المؤسسة، وذلك من خلال العمل مع كافة الإدارات داخل الشركة، من أجل دعم أهدافها والسعي لتحقيقها.
- التصدي للهجمات، وذلك من خلال العمل مع إدارة التسويق من أجل إنقاذ الشركة من حملات تشويه السمعة أو حتى مخاطر الإفلاس، وذلك من خلال حملات تسويقية منظمة تعيد إليها رونقها.
- بناء علاقات قوية، تسعى إدارة العلاقات العامة إلى بناء هيكلة كبيرة من العلاقات مع المستثمرين والجمهور من أجل خلق تأثير للمؤسسة وبناء جسور من الثقة لديهم.
- القوة الناعمة، تعتبر إدارة العلاقات العامة هي القوة الناعمة داخل المؤسسة حيث تستطيع من خلال ذلك الوصول إلى أهدافها بأقل جهد وتوفير الكثير من المال.
- الحفاظ على العلامة التجارية وتعزيز صورتها الإيجابية في عيون العملاء، علاوة على تغيير هذه الصورة في حال احتاجت المؤسسة إلى ذلك.
- التأثير الإيجابي على سمعة المؤسسة حيث تقدم تأثير يفوق أي تأثير آخر تقوم به إدارة التسويق والحملات الإعلامية.
- التفاعل المستمر، حيث تستطيع خلق بيئة عمل تفاعلية وذلك من خلال تعزيز التواصل الفعال بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة.
- ترسم نقاط القوة والضعف الخاصة بالعلامة التجارية لدى الجمهور والتحكم في ذلك، مع التعرف على نقاط الضعف لدى المنافسين واستغلالها.
- تعزيز صورة العلامة التجارية وظهورها بشكل لائق للجمهور إضافة إلى تعزيز قيمتها واكتساب قيمة تنافسية إضافية.
- تعمل باحترافية من أجل بناء علاقات قوية مع المؤسسات الكبرى والمستثمرين.
تعرف على : أسس و مبادئ الاداره الاستراتيجيه
أهداف إدارة العلاقات العامة
تتعدد الأهداف التي تسعى لتحقيقها إدارة العلاقات العامة في المؤسسات والشركات، ومن أهمها ما يلي:
أولًا: خلق الاهتمام
تحفيز اهتمام الجمهور تجاه المنتج، وذلك من خلال مشاركة بعض القصص الحماسية حوله، وذلك عبر المؤتمرات والتقارير ووسائل الإعلام.
ثانيًا: تعزيز العلامة التجارية
القيام بالعديد من الأنشطة مثل تعزز سمعة العلامة التجارية وذلك من خلال بناء العلاقات الصحية التي تخدم هذا الأمر، ويكون عن طريق إدارة سمعتها وتعزيز ولاء العملاء لها.
ثالثًا: بناء القيم والمبادئ
يتم ذلك من خلال إقامة الفعاليات والأنشطة الخيرية من قبل إدارة العلاقات العامة، عن طريق المشاركة في العديد من المبادرات الاجتماعية، خاصة أن ذلك يساهم في ربط بعض القضايا بالعلامة التجارية.
رابعًا: تحسين عملية الطلب
يكون ذلك من خلال اتباع مجموعة من الاستراتيجيات التي تعمل على ظهور المنتج إعلاميًا، وذلك من خلال التقارير والإعلانات التي تعزز رغبة الجمهور المستهدف في تجربة المنتج.
خامسًا: تعزيز الوعي بالمنتجات
يكون ذلك من خلال إقامة المؤتمرات الصحيفة بواسطة قسم إدارة العلاقات العامة عبر حملات إعلامية جذابة، من أجل لفت نظر الجمهور المستهدف نحو المنتج.
سادسًا: توجيه الجمهور المستهدف
تعمل إدارة العلاقات العامة على توجيه الجمهور المستهدف نحو المنتج وذلك من خلال تقديم معلومات قيمة عنه، وذلك من خلال عدد من الأنشطة أهمها الندوات والمؤتمرات ونشر المقالات.
هل تود معرفة : ادارة المخاطر والازمات : استراتيجيات فعّالة لحماية المؤسسات
الفرق بين العلاقات العامة والتسويق
هناك علاقة وثيقة بين كل من العلاقات العامة والتسويق وإليكم الفرق بينهما فيما يلي:
أولًا: العلاقات العامة
هي إدارة تعمل على تحسين صورة العلامة التجارية من خلال اتباع مجموعة من الاستراتيجيات، وذلك من أجل الحفاظ على سمعة المؤسسة مع إدارة احترافية للأزمات.
هناك اختلاف بسيط بين العلاقات العامة والتسويق في الجمهور حيث أن التسويق يستهدف نوع معين من الجمهور، أما العلاقات العامة تستهدف الجمهور العام والمستثمرين والجهات الحكومية وغيرهم.
ثانيًا: قسم التسويق
هو القسم المسؤول عن عملية الترويج للمنتجات بهدف زيادة حجم المبيعات والإيرادات وتحسين النمو الاقتصادي وتعزيز الأعمال التجارية.
كما أنه يعمل وفقًا لمجموعة الاستراتيجيات من أجل الوصول إلى الجمهور المستهدف وفهم احتياجاته ومحاولة توفيرها له.
أنواع إدارة العلاقات العامة
تشمل إدارة العلاقات العامة مجموعة من الأنواع الرئيسية ومن أهمها ما يلي:
- العلاقات مع المستثمرين، أحد أهم العلاقات التي تحتاج إليها إدارة العلاقات العامة لكونها رؤوس الأموال للمؤسسات، لذلك لابد أن تكون جيدة وقوية.
- العلاقات مع المجتمع، تتضمن تكوّين علاقة قوية مع جميع أطياف المجتمع من أجل تعزيز صورة العلامة التجارية الإيجابية لديهم.
- العلاقات مع العملاء، تتضمن التواصل الفعال بين إدارة العلاقات العامة والعملاء ومعرفة احتياجاتهم، وتدوين اهتماماتهم وتحقيقها في المنتج المطلوب.
- العلاقات الداخلية، وهي عملية إدارة العلاقات العامة مع الموظفين وذلك من أجل تقديم الدعم والنصائح لهم.
- العلاقات مع الحكومة، أحد أبرز أنواع العلاقات التي تشترك بها إدارة العلاقات العامة وذلك يتضمن الالتزام التام بالقوانين.
خطوات بناء خطة علاقات عامة ناجحة
هناك مجموعة من الخطوات التي يتم وفقًا لها بناء خطة علاقات عامة ناجحة، وهي على النحو الآتي:
- تحديد الأهداف، يجب أن تكون في البداية وعادة ما تشمل زيادة حجم المبيعات وزيادة وعي الجمهور المستهدف بقيمة العلامة التجارية.
- تحليل الجمهور المستهدف، يتم تحديده ثم تحليل احتياجاته ومعرفة ميوله ومحاولة توفيرها له من خلال المنتج المقدم.
- تحديد الرسائل، يتم تحديد صيغة الرسائل وتطويرها وذلك يتضمن أن تكون واضحة وتركز على الأهداف.
- تحديد قنوات التواصل، أحد أهم الخطوات الخاصة بعملية إدارة العلاقات العامة حيث أن تحديد الوسائل الإعلامية وقنوات التواصل يسهل من عملية استهداف العملاء بطريقة صحيحة.
- إنشاء جدول زمني، لابد أن تتم جميع الخطوات وفقًا لجدول زمني واضح ومحاولة تنفيذها وفقًا له.
- توزيع المهام، تعتبر عملية توزيع المهام من أبرز وظائف إدارة العلاقات العامة، لأن ذلك يعتبر من أهم خطوات النجاح.
- تنفيذ الخطة والمتابعة، لابد من تنفيذ الخطة بطريقة صحيحة ومتابعة التقدم أو التأخر في إنجاز المهام وكذلك إدخال بعض التعديلات إذا لزم الأمر.
- تقييم النتائج، تعد آخر خطوات إدارة العلاقات العامة وهي تتضمن تقييم النتائج ومعرفة مدى الوصول إلى الأهداف المنشودة.
أدوات إدارة العلاقات العامة الحديثة
هناك العديد من أدوات إدارة العلاقات العامة الحديثة، ومن أهمها ما يلي:
- أدوات خاصة بتحليل نبض السوق.
- أدوات لقياس رد فعل الجمهور المستهدف وتحليل الوسائط الاجتماعية.
- أدوات من أجل تحليل نطاق التكرار.
- استبيانات خاصة بعملية استطلاع الرأي.
- مجموعة التركيز وتحليل المحتوى.
- أدوات خاصة بعملية تحليل البيانات.
- النشرات الإخبارية.
- المدونات والمواقع الإلكترونية.
- وسائل التواصل الاجتماعي.
- إدارة السمعة عبر الإنترنت.
- الإعلانات الرقمية المدفوعة.
ختامًا، نؤكد على أن إدارة العلاقات العامة هي العمود الفقري للمؤسسات والشركات الكبرى، نظرًا لكونها تدير العلاقات الخاصة بها مع الجمهور والمستثمرين والجهات الحكومية وغيرها، علاوة على أن التطور التكنولوجي الحالي قد ساهم في تعزيز وظيفتها وذلك من خلال وجود العديد من الأدوات الحديثة التي ساهمت في تحقيق أهدافها في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد يذكر، لذلك فهي حجر الزاوية الذي ترتكز عليه جميع أقسام المؤسسة من أجل الوصول إلى الأهداف المحددة.
الأسئلة الشائعة
ما المهارات المطلوبة لمدير العلاقات العامة؟
بناء العلاقات، وكذلك الاستماع الجيد، القدرة على الإبداع والابتكار، مهارات التواصل الجيد، مجموعة من المهارات التنظيمية، الذكاء العاطفي وكذلك المرونة والقدرة على التكيف.
ما هو مجال عمل العلاقات العامة؟
بناء علاقات مفيدة للمؤسسة مع مختلف الجهات سواء الجمهور أو الحكومة أو المؤسسات الأخرى، والحفاظ على، سمعة المؤسسة.
